Websitepflege auslagern: Inhalte, Freigaben und Zuständigkeiten vereinbaren

Neue Mitarbeiter, geänderte Leistungen und aktuelle Projekte sollen auf die Website, bleiben aber im Tagesgeschäft liegen. Dann kann es sinnvoll sein, die Pflege abzugeben. Für eine passende Betreuung müssen Sie vor allem klären, welche Aufgaben regelmäßig anfallen und wie Informationen vom Unternehmen zum Dienstleister gelangen.

Eine technische Wartung allein löst diesen redaktionellen Rückstand nicht. Umgekehrt bedeutet das Einpflegen neuer Bilder noch nicht, dass auch Updates und Sicherungen betreut werden. Eine Vereinbarung sollte beide Bereiche benennen und zeigen, wie größere Erweiterungen beauftragt werden.

Mit tatsächlichen Änderungen statt einer pauschalen Wunschliste beginnen

Sammeln Sie die Aufgaben der vergangenen Monate. Wurden Kontaktdaten korrigiert, Projekte ergänzt, Bilder ausgetauscht oder Leistungen neu beschrieben? Notieren Sie auch, welche Änderungen liegen geblieben sind. Daraus lässt sich der Bedarf besser ableiten als aus der allgemeinen Formulierung „Website aktuell halten“.

Unterscheiden Sie anschließend wiederkehrende Pflege von einmaligen Arbeiten. Das Einsetzen eines freigegebenen Teamfotos ist eine andere Aufgabe als die Entwicklung einer neuen Projektübersicht. Für beides kann derselbe Ansprechpartner zuständig sein, aber nicht zwangsläufig im selben vereinbarten Umfang.

Die Übergabe an einen neuen Betreuer vorbereiten

Vor der Übernahme sollte die Website angesehen werden. Wichtig sind das verwendete System, individuelle Anpassungen, vorhandene Lizenzen und bekannte Fehler. Ein Betreuer muss einschätzen können, ob einfache Änderungen möglich sind oder zunächst technische Vorarbeiten erforderlich werden.

Stellen Sie außerdem eine Übersicht der zuständigen Anbieter und vorhandenen Zugänge zusammen. Für die erste Anfrage sind keine Passwörter nötig. Der konkrete Zugriff wird nach Auftragsklärung eingerichtet. Veraltete Konten früherer Dienstleister sollten dabei erkannt und nach Abstimmung behandelt werden.

Bei WordPress lassen sich Aufgaben über Rollen und Berechtigungen unterscheiden. Wer nur Inhalte bearbeitet, benötigt nicht automatisch sämtliche administrativen Möglichkeiten. Welche Rechte erforderlich sind, hängt allerdings auch vom eingesetzten Theme und den Funktionen der Website ab.

Änderungen mit einer vollständigen Arbeitsvorlage melden

Ein kurzer, wiederholbarer Meldeweg spart Rückfragen. Für einen Änderungsauftrag sollten möglichst diese Angaben vorliegen:

• Die genaue Seite oder der Bereich, der geändert werden soll.
• Die freigegebene neue Information und das zu ersetzende Material.
• Bilder oder Dokumente in verwendbarer Qualität.
• Ein gewünschter Termin und der Grund für diese Frist.
• Eine Person, die Rückfragen beantwortet und die Änderung freigibt.

Ein Beispiel: Statt „Bitte die Teamseite aktualisieren“ senden Sie die betroffene Webadresse, den neuen Namen mit Funktion, das ausgewählte Foto und den Hinweis, ob eine bisherige Person entfernt werden soll. Der Betreuer kann dann eine konkrete Änderung vorbereiten, ohne fehlende Angaben zu erraten.

Festlegen, was ohne erneute Freigabe veröffentlicht werden darf

Für kleine Korrekturen kann ein anderer Ablauf gelten als für neue Leistungsbeschreibungen. Eine von Ihnen bestätigte Telefonnummer lässt sich direkt ändern. Ein neu formulierter Angebotstext sollte zunächst fachlich geprüft werden. Vereinbaren Sie daher, welche Aufträge zugleich eine Veröffentlichungsfreigabe enthalten und welche erst als Vorschau vorgelegt werden.

Wenn mehrere Personen Änderungen melden, braucht es einen gemeinsamen Stand. Sonst kann ein bereits freigegebener Text später durch eine ältere Fassung ersetzt werden. Eine benannte koordinierende Person und ein nachvollziehbarer Änderungsverlauf helfen, diese Überschneidungen zu vermeiden.

Reaktionszeit und Umsetzungstermin auseinanderhalten

Eine Rückmeldung auf Ihre Nachricht ist noch keine abgeschlossene Änderung. Fragen Sie deshalb, wie Anliegen bestätigt, eingeordnet und terminiert werden. Für einen Tippfehler kann eine andere Bearbeitung vereinbart sein als für eine neue Unterseite mit Text und Bildern.

Auch dringende Fälle sollten definiert werden. Eine nicht erreichbare Website, ein ausgefallenes Formular und eine kurzfristig gewünschte neue Grafik sind unterschiedliche Situationen. Es hilft, dafür Meldewege und Zuständigkeiten festzuhalten, statt jede Nachricht mit derselben unbestimmten Dringlichkeit zu behandeln.

Technische Wartung als eigenen Teil beschreiben

Falls Updates, Sicherungen und Funktionskontrollen ebenfalls übernommen werden sollen, gehören sie ausdrücklich in die Vereinbarung. Welche technischen Aufgaben anfallen, erläutert der Beitrag zur WordPress-Wartung. Für die Auslagerung ist zusätzlich wichtig, wer über größere Eingriffe entscheidet und wie Sie von erkannten Problemen erfahren.

Ein kurzer Bericht kann genügen, wenn er erledigte Aufgaben, offene Punkte und erforderliche Entscheidungen benennt. Eine lange Liste automatisch erzeugter Meldungen ist für Ihre Zusammenarbeit wenig hilfreich, wenn daraus nicht hervorgeht, ob noch etwas zu tun ist.

Auch einen späteren Wechsel ermöglichen

Halten Sie fest, wie Inhalte, Zugänge und Dokumentation bei einem Ende der Betreuung übergeben werden. Dazu gehört eine Übersicht laufender Dienste und Lizenzen. Fragen Sie außerdem, wie noch offene Aufträge behandelt werden. Diese Regelung ist unabhängig davon sinnvoll, wie lange die Zusammenarbeit voraussichtlich dauern wird.

Bei PEMKO kann Website-Betreuung technische und redaktionelle Aufgaben verbinden. Für die Anfrage sind Ihre Webadresse und einige typische Änderungsbeispiele ausreichend. Daraus lässt sich ein Umfang ableiten, der zu Ihrer Website und den verfügbaren Ansprechpartnern im Unternehmen passt.