Website-Briefing: Die Checkliste für einen gut vorbereiteten Neustart

Ein gutes Website-Briefing macht aus vielen einzelnen Ideen einen klaren Auftrag. Sie müssen dafür weder Fachbegriffe kennen noch fertige Texte schreiben. Wichtig ist, dass Ihr Webdesigner versteht, was Ihr Unternehmen anbietet, wen Sie erreichen möchten und welche Aufgabe die neue Website übernehmen soll.

Das Briefing ist eine Arbeitsgrundlage. Manche Antworten stehen sofort fest, andere entstehen im Gespräch. Wenn Sie offene Punkte sichtbar machen, können sie früh eingeplant werden. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, den Einstieg vorzubereiten.

Beginnen Sie mit dem Anlass

Warum möchten Sie Ihre Website gerade jetzt erneuern? Vielleicht wirkt der aktuelle Auftritt nicht mehr passend, wichtige Leistungen fehlen oder Anfragen bleiben aus. Beschreiben Sie möglichst konkret, was Sie beobachten. „Auf dem Handy ist unsere Telefonnummer schwer zu finden“ ist hilfreicher als „Die Website soll moderner werden“.

Notieren Sie außerdem, was bereits gut funktioniert. Eine häufig besuchte Leistungsseite, verständliche Projektbilder oder eine etablierte Kontaktadresse können wertvolle Grundlagen sein. Ein Neustart muss gute Bestandteile nicht automatisch ersetzen.

Beschreiben Sie Ihre wichtigsten Kunden

Für wen ist Ihr Angebot besonders geeignet? Denken Sie an reale Gespräche mit Kunden: Mit welchem Problem kommen Menschen zu Ihnen? Was müssen sie vor einer Entscheidung wissen? Welche Fragen werden immer wieder gestellt? Solche Beobachtungen helfen stärker als eine sehr allgemeine Zielgruppenbeschreibung.

Unterscheiden Sie bei Bedarf zwischen mehreren Kundengruppen. Ein Unternehmen und eine Privatperson können dieselbe Leistung aus unterschiedlichen Gründen suchen. Die Website sollte diese Unterschiede verständlich abbilden, ohne Besucher mit internen Fachbegriffen zu belasten.

Legen Sie einen sinnvollen nächsten Schritt fest

Was soll nach dem Lesen passieren? Eine Projektanfrage, ein Anruf, eine Terminvereinbarung oder zunächst das Ansehen einer Arbeitsprobe? Nicht jede Seite benötigt denselben nächsten Schritt. Für das Gesamtkonzept sollte jedoch klar sein, welches Ergebnis besonders wichtig ist.

Überlegen Sie auch, welche Angaben Sie für eine erste Antwort wirklich brauchen. Ein übersichtliches Formular kann den Einstieg erleichtern. Weitere Details lassen sich im Gespräch klären. Pflichtfelder sollten sich aus dem Ablauf ergeben und nicht aus dem Wunsch, möglichst viele Informationen zu sammeln.

Sammeln Sie Inhalte, ohne alles fertigzustellen

Legen Sie einen gemeinsamen Ordner für vorhandene Materialien an. Hilfreich sind Logo, Fotos, Leistungsbeschreibungen, Ansprechpartner und freigegebene Referenzen. Kennzeichnen Sie, welche Inhalte aktuell sind und welche überarbeitet werden müssen. Bei Bildern sollte nachvollziehbar sein, ob Sie die erforderlichen Nutzungsrechte haben.

Sie brauchen noch keine endgültige Menüstruktur. Eine einfache Liste reicht: Welche Leistungen sollen vorkommen? Welche Projekte dürfen gezeigt werden? Welche Informationen ändern sich regelmäßig? Daraus lässt sich im Webdesign-Prozess eine geeignete Seitenstruktur entwickeln.

Beschreiben Sie Funktionen als Aufgaben

„Wir brauchen ein Buchungsplugin“ legt früh eine technische Lösung fest. Verständlicher ist: „Kunden sollen einen freien Beratungstermin auswählen können, ohne vorher anzurufen.“ Nun kann gemeinsam geprüft werden, welche Lösung den Ablauf am besten unterstützt.

Das gilt auch für Newsletter, Dateiuploads, Kundenbereiche und mehrere Sprachen. Beschreiben Sie, wer eine Funktion nutzt, welche Daten benötigt werden und was danach passieren soll. So fallen offene Zuständigkeiten früh auf.

Die kompakte Briefing-Checkliste

• Unternehmen: Was bieten Sie an, und was macht Ihre Arbeitsweise aus?
• Anlass: Was soll mit der neuen Website besser werden?
• Zielgruppe: Welche Menschen oder Unternehmen möchten Sie erreichen?
• Inhalte: Welche Leistungen, Projekte und Ansprechpartner sollen sichtbar sein?
• Material: Welche Texte, Fotos und Logodateien liegen bereits vor?
• Funktionen: Welche konkreten Aufgaben müssen Besucher erledigen können?
• Region: Wo arbeiten Sie tatsächlich, und wie läuft die Zusammenarbeit ab?
• Organisation: Wer sammelt Feedback und gibt Inhalte frei?
• Rahmen: Welche Prioritäten, Termine und Budgetgrenzen gibt es?
• Betrieb: Wer übernimmt später Inhalte, Technik und Unterstützung?

Vergessen Sie die vorhandene Technik nicht

Bei einer bestehenden Website sollten Domainanbieter, Hosting und E-Mail-Zuständigkeit bekannt sein. Für das erste Gespräch genügt eine Übersicht; Passwörter gehören nicht in einen frei geteilten Briefingtext. Später lässt sich ein geeigneter Weg für benötigte Zugriffe vereinbaren.

Falls ein Anbieterwechsel geplant ist, sollten bestehende Postfächer, Weiterleitungen und verwendete Programme berücksichtigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Hosting und E-Mail. Für die vorhandene Auffindbarkeit können außerdem Daten aus Suchanalyse und Besucherstatistik hilfreich sein.

Referenzseiten richtig einordnen

Zeigen Sie gern Websites, deren Gestaltung Ihnen gefällt. Schreiben Sie jeweils dazu, warum: klare Schrift, gute Projektpräsentation, ruhige Farbwelt oder verständliche Navigation. So werden die Beispiele zu einer Orientierung. Die neue Website soll dennoch zu Ihrem eigenen Unternehmen passen.

Dasselbe gilt für Wünsche zur Sichtbarkeit in Suchmaschinen: Nennen Sie die Leistungen und Orte, für die Sie gefunden werden möchten. Daraus werden passende Inhalte und Prioritäten abgeleitet. Wenn Sie die wichtigsten Punkte gesammelt haben, können Sie über die Projektanfrage den nächsten Schritt starten.