Website mit Hosting und E-Mail: Was ein Komplettpaket enthalten sollte

Eine Website bestellen, die Domain verbinden und anschließend mit einer eigenen E-Mail-Adresse arbeiten: Als Auftrag klingt das überschaubar. Ein Komplettpaket kann diese Aufgaben zusammenfassen. Die Bezeichnung allein sagt jedoch wenig darüber aus, welche Arbeiten tatsächlich übernommen werden und was nach der Veröffentlichung noch bei Ihnen liegt.

Prüfen Sie ein solches Angebot deshalb anhand Ihres Arbeitsalltags. Am Ende sollen Sie nicht nur eine erreichbare Startseite haben, sondern auch Nachrichten empfangen, Anfragen beantworten und wissen, an wen Sie sich bei Änderungen wenden. Diese Ergebnisse lassen sich vor der Beauftragung konkret beschreiben.

Website-Erstellung und laufenden Betrieb unterscheiden

Die Erstellung umfasst zunächst einmalige Arbeiten: Seitenplanung, Entwurf, Texte oder Textbearbeitung, Bildaufbereitung und technische Umsetzung. Zum Betrieb gehören anschließend Hosting, Domainverwaltung, Postfächer und gegebenenfalls Wartung. Beide Bereiche können in einem Angebot stehen, sollten aber erkennbar getrennt sein.

So wird beispielsweise sichtbar, ob die erste Einrichtung eines Postfachs enthalten ist und ob spätere Unterstützung auf einem neuen Notebook zusätzlich beauftragt wird. Ebenso kann die Website fertiggestellt sein, während laufende Inhaltsänderungen nur nach Einzelauftrag erfolgen. Solche Unterschiede sind normal, müssen aber vorab verständlich beschrieben werden.

Das Paket mit drei tatsächlichen Abläufen prüfen

Ein Interessent sendet eine Anfrage

Das Formular muss die benötigten Angaben aufnehmen, verständliche Rückmeldungen anzeigen und die Nachricht an die richtige Adresse übermitteln. Prüfen Sie bei der Abnahme den gesamten Weg. Eine sichtbare Erfolgsmeldung allein beantwortet noch nicht, ob die Nachricht im vorgesehenen Postfach angekommen ist und dort jemand zuständig ist.

Sie antworten im Büro und unterwegs

Klären Sie, auf welchen Geräten und in welchen Programmen das Konto eingerichtet werden soll. Gehören Absendername und Signatur dazu? Benötigen Sie nur E-Mail oder auch gemeinsam genutzte Kalender und Kontakte? Aus diesen Angaben ergibt sich, welche Lösung und welcher Einrichtungsaufwand zum Auftrag gehören.

Ein Mitarbeiter kommt hinzu

Ein Paket sollte verständlich machen, wie weitere Postfächer, zusätzliche Adressen oder Zugänge zur Website ergänzt werden. Fragen Sie nach Zuständigkeit und Abrechnung solcher Änderungen. Damit bewerten Sie den Betrieb nach dem Start und nicht nur die erste Einrichtung.

Vorhandene E-Mail muss nicht automatisch umziehen

Wenn Ihre Postfächer bereits passend eingerichtet sind, kann nur die Website verändert werden. Domain, Webhosting und E-Mail sind technisch miteinander verbunden, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Im Angebot sollte stehen, welche Dienste beim bisherigen Anbieter bleiben und welche geändert werden.

Ein Wechsel der Mailzustellung übernimmt außerdem nicht automatisch historische Nachrichten. Microsoft erläutert für Microsoft 365, dass geänderte MX-Einträge neue Nachrichten zum neuen Dienst leiten, während vorhandene E-Mails zunächst beim bisherigen Anbieter bleiben. Wenn Daten übernommen werden sollen, braucht diese Migration einen eigenen Umfang. Das gilt als Planungsfrage unabhängig davon, welchen Dienst Sie schließlich einsetzen.

Die Zuständigkeiten schriftlich festhalten

Ein gemeinsamer Ansprechpartner ist hilfreich, wenn auch die Grenzen der Betreuung benannt sind. Wer meldet eine Störung beim Hostinganbieter? Wer prüft die Website nach einem Update? Wer richtet ein Ersatzgerät ein? Und wer entscheidet, wenn eine neue Funktion zusätzliche Lizenzen benötigt?

Für ein übersichtliches Angebot kann folgende Aufteilung reichen:

• Einmalige Erstellung und technische Einrichtung.
• Regelmäßig bereitgestellte Dienste wie Hosting und Postfächer.
• Vereinbarte Prüfungen, Updates und Sicherungen.
• Zusätzliche Arbeiten, etwa neue Seiten oder weitere Geräte.
• Übergabe, Dokumentation und Unterstützung bei einem späteren Wechsel.

Die tatsächlichen Vertragsparteien und Zugangsmöglichkeiten sollten dokumentiert sein. Wenn der Dienstleister die Verwaltung übernimmt, müssen Sie trotzdem wissen, welche Domain und Dienste für Ihr Unternehmen verwendet werden und wie eine Übergabe organisiert wird.

Sicherungen konkret benennen

„Backup enthalten“ ist noch keine vollständige Beschreibung. Fragen Sie, was gesichert wird, wie lange Sicherungen vorgehalten werden und wer eine Wiederherstellung durchführt. Website-Dateien, Datenbank und Maildaten können unterschiedliche Sicherungswege benötigen.

Für eine typische WordPress-Wiederherstellung werden Dateien und Datenbank benötigt, wie die offizielle Backup-Dokumentation erläutert. Daraus folgt für den Einkauf: Lassen Sie nicht nur die Existenz einer Sicherungsfunktion bestätigen, sondern auch den vorgesehenen Wiederherstellungsumfang. Eine aus Versehen geänderte Seite und ein ausgefallener Server sind verschiedene Aufgaben.

Die Übergabe am eigenen System durchführen

Zur Abnahme gehören die freigegebene Website, die vorgesehenen Kontaktwege und die eingerichteten Konten. Lassen Sie sich außerdem zeigen, wie Sie eine vereinbarte Inhaltsänderung durchführen und wo Sie ein Anliegen melden. Eine Übersicht über Anbieter, Zugänge und laufende Leistungen ergänzt diese praktische Einführung.

Notieren Sie offene Punkte mit Zuständigkeit, bevor das Projekt abgeschlossen wird. Dazu können beispielsweise ein noch fehlendes Gerät oder eine später zu übernehmende Mailablage gehören. So wird aus einer allgemeinen Paketbezeichnung ein nachvollziehbarer Lieferumfang.

PEMKO kann Website-Erstellung mit Hosting und E-Mail verbinden. Für eine Anfrage sind Ihre bisherige Domain, die benötigten Postfächer und verwendeten Geräte hilfreicher als eine pauschale Wunschliste technischer Begriffe.