Firmenwebsite erstellen lassen: So wird aus dem Wunsch ein umsetzbarer Auftrag

„Wir brauchen eine neue Firmenwebsite“ ist ein Anlass, aber noch kein umsetzbarer Auftrag. Der Vertrieb möchte mehr Informationen zu Leistungen, die Geschäftsführung erwartet einen anderen Auftritt und im Büro soll die Pflege einfacher werden. Alle drei Wünsche können berechtigt sein. Sie müssen vor der Umsetzung in gemeinsame Aufgaben übersetzt werden.

Wenn Sie eine Firmenwebsite erstellen lassen, hilft eine einfache Projektgrundlage: Was gehört zum Start, wer liefert welche Informationen und wer darf Entscheidungen treffen? Dafür brauchen Sie kein umfangreiches Konzeptpapier. Eine abgestimmte Übersicht verhindert jedoch, dass wichtige Fragen erst im fertigen Entwurf auftauchen.

Ein Hauptziel und weitere Aufgaben benennen

Beschreiben Sie das wichtigste Ergebnis aus Sicht des Unternehmens. Beispielsweise sollen Interessenten künftig zwischen drei Leistungen unterscheiden und eine passende Anfrage stellen können. Oder die bisherige Website soll aktuelle Angebote zeigen, die intern leichter gepflegt werden können.

Trennen Sie davon zusätzliche Wünsche wie einen neuen Karrierebereich, mehrsprachige Inhalte oder die Anbindung eines externen Systems. Diese Aufgaben sind nicht automatisch unwichtig. Sie beeinflussen aber Material, Prüfung und Aufwand. Notieren Sie, welche davon für den ersten Start notwendig sind und welche später folgen können.

Den Umfang in fertigen Ergebnissen beschreiben

Eine Liste mit Seitennamen allein lässt viele Fragen offen. „Leistungen“ kann eine kurze Übersicht bedeuten oder mehrere ausgearbeitete Angebotsseiten. „Kontakt“ kann lediglich Kontaktdaten enthalten oder ein Formular mit verschiedenen Empfängern. Ergänzen Sie deshalb bei jedem Bereich, was Besucher dort erledigen oder erfahren sollen.

Beispiel: Für einen Dienstleister könnte die Anforderung lauten: „Interessenten erkennen, welche der drei Leistungen für ihre Situation passt. Jede Leistung erläutert Umfang, Voraussetzungen und den nächsten Schritt.“ Das gibt der Gestaltung eine Grundlage, ohne bereits Farben oder Spalten vorzuschreiben.

Die konkrete Materialsammlung wird im Beitrag Welche Inhalte braucht eine Firmenwebsite? erklärt. Bei der Beauftragung geht es zusätzlich darum, wer fehlende Inhalte erstellt und wer deren fachliche Richtigkeit bestätigt.

Zuständigkeiten vor dem ersten Entwurf klären

Auch wenn ein Anbieter große Teile der Arbeit übernimmt, bleiben Entscheidungen im Unternehmen. Niemand außerhalb Ihres Betriebs kann zuverlässig wissen, welche Leistungen Sie tatsächlich anbieten, welche Ansprechpartner aktuell sind oder welche Projekte veröffentlicht werden dürfen.

Diese Verteilung muss nicht auf viele Menschen aufgeteilt werden. In einem kleinen Unternehmen kann dieselbe Person mehrere Rollen übernehmen. Wichtig ist, dass eine Entscheidung nicht unbeabsichtigt auf jemanden wartet, der sich dafür gar nicht zuständig fühlt.

Rückmeldungen anhand der vereinbarten Aufgabe geben

Eine Aussage wie „Die Seite wirkt noch nicht richtig“ ist verständlich, hilft bei der Überarbeitung aber wenig. Benennen Sie stattdessen die Beobachtung und deren Wirkung: „Unser Wartungsangebot wird erst am Seitenende sichtbar, obwohl neue Kunden häufig danach fragen.“ Darüber lässt sich sachlich entscheiden.

Trennen Sie außerdem Fehler, fehlende Inhalte und zusätzliche Wünsche. Eine falsche Telefonnummer muss korrigiert werden. Eine weitere Leistung kann eine Ergänzung des vereinbarten Umfangs sein. Eine neue Terminbuchung ist möglicherweise ein eigenes Arbeitspaket. Werden diese Punkte getrennt erfasst, lassen sich Folgen für Aufwand und Termin besser besprechen.

Die vorhandene Technik gehört in die Projektgrundlage

Eine Firmenwebsite hängt oft mit Domain, E-Mail, Formularversand oder anderen Diensten zusammen. Sammeln Sie zunächst, welche Anbieter und Ansprechpartner beteiligt sind. Zugangsdaten sollten später über einen vereinbarten geeigneten Weg bereitgestellt werden; eine erste Projektbeschreibung benötigt keine Passwörter.

Wenn eine bestehende Website ersetzt wird, gehören deren bekannte Seitenadressen und benötigte Inhalte in die Planung. Klären Sie auch, wer die Umstellung technisch durchführt und wer im Unternehmen erreichbar ist. So wird der Veröffentlichungstermin nicht nur ein Datum im Kalender, sondern ein vorbereiteter Ablauf.

Die Abnahme an konkreten Aufgaben festmachen

Prüfen Sie vor der Freigabe einige typische Situationen: Ein Interessent findet die passende Leistung, sendet eine Anfrage und erhält die vorgesehene Rückmeldung. Eine Mitarbeiterin findet die Information, die sie einem Kunden schicken möchte. Die später zuständige Person kann eine vereinbarte Inhaltsänderung durchführen.

• Sind alle für den Start vereinbarten Inhalte vorhanden und geprüft?
• Funktionieren Kontaktwege und vorgesehene Abläufe?
• Ist die Darstellung auf Smartphone und Computer durchgesehen?
• Sind offene Punkte und spätere Ergänzungen getrennt dokumentiert?
• Wissen alle Beteiligten, wer nach dem Start zuständig ist?

Eine gemeinsame Grundlage für das Angebot schaffen

Die Briefing-Checkliste hilft, Ihre ersten Angaben zu sammeln. Für die Beauftragung ergänzen Sie die Zuständigkeiten und die Definition der fertigen Ergebnisse. Auf dieser Grundlage lässt sich der Umfang von Webdesign und Umsetzung beschreiben.

Wenn Sie mit PEMKO sprechen möchten, reichen für die Projektanfrage Ihr Anlass, die vorhandene Website und die wichtigsten Aufgaben. Offene Fragen dürfen dabei offen benannt werden. Sie werden anschließend gemeinsam geklärt, statt durch Annahmen im Angebot verdeckt zu bleiben.